Zapůjčení firemního auta třetí osobě: Na co si dát pozor a vyhnout se problémům?

Smluvní podmínky

Zapůjčení firemního auta třetí osobě se řídí striktními pravidly a je vázáno smlouvou. Smlouva o zápůjčce musí obsahovat identifikaci zúčastněných stran, tedy zapůjčitele (firmy) a vypůjčitele (třetí osoby), dále popis a stav vozidla a dobu trvání zápůjčky. Důležité je v ní uvést i účel zápůjčky. Smlouva musí jasně stanovit podmínky užívání vozidla, včetně odpovědnosti za škodu a případné pojištění. Vypůjčitel musí být starší 18 let a vlastnit řidičský průkaz odpovídající kategorie. Předání vozidla se vždy potvrzuje předávacím protokolem, kde se zaznamená stav tachometru a případné poškození. Nedodržení smluvních podmínek může mít pro vypůjčitele neblahé následky, včetně finanční odpovědnosti za škodu.

Povolení od zaměstnavatele

V případě, že zaměstnanec uvažuje o zapůjčení firemního auta třetí osobě, je nezbytné si uvědomit, že bez výslovného souhlasu zaměstnavatele je takový krok nepřípustný. Zaměstnanec by měl v první řadě nahlédnout do interních směrnic firmy, kde bývají pravidla pro užívání firemních vozidel podrobně popsána. Není výjimkou, že některé společnosti zapůjčení firemního auta třetí osobě zcela zakazují. Pokud interní předpisy možnost zapůjčení připouští, je nutné si ověřit, zda se vztahuje i na daný konkrétní případ. Pravidla totiž mohou stanovit například omezení okruhu osob, kterým je možné vůz zapůjčit (např. pouze rodinní příslušníci) nebo účelu, ke kterému smí být vůz použit. Zaměstnavatel by měl být o záměru zapůjčit firemní auto třetí osobě vždy informován a o jeho souhlasu by měl existovat písemný záznam. Tím se předchází případným sporům a nedorozuměním v budoucnu.

Pojištění vozidla

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou nese i otázky ohledně pojištění. V první řadě je nutné ověřit, zda pojištění vozidla kryje i řízení jinou osobou než vlastníkem, tedy firmou. Většina pojistek má ve svých podmínkách zahrnutou i možnost řízení vozidla třetí osobou, ale je nutné si ověřit specifické detaily. Důležité je například, zda je nutné třetí osobu nahlásit pojišťovně a zda se na ni vztahuje stejný rozsah krytí jako na vlastníka. Pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě by měla být jasně stanovena v interní směrnici firmy. Tato směrnice by měla obsahovat mimo jiné i pravidla pro používání vozidla, zodpovědnost za škody, postup při nehodě a sankce za porušení pravidel. Důrazně se doporučuje uzavřít s třetí osobou písemnou smlouvu o zápůjčce, která bude obsahovat veškeré důležité body a podmínky. Tím se předejde případným nedorozuměním a sporům v budoucnu.

Odpovědnost za škodu

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou nese řadu rizik a právních úskalí, mezi které patří i odpovědnost za škodu. V případě nehody, kterou způsobí třetí osoba s firemním autem, se otázka odpovědnosti řeší s ohledem na několik faktorů.

Pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě

Vlastnost	Zaměstnanec	Rodinný příslušník	Třetí osoba
Povoleno?	Ano	Často ano (s omezeními)	Obvykle ne
Písemné schválení?	Většinou ne	Ano	Vždy
Záznam o použití?	Většinou ano	Ano	Ano

Základním předpokladem je řádně sepsaná smlouva o zápůjčce, která jasně definuje podmínky užívání vozidla, odpovědnost za škodu a pojištění. Smlouva by měla obsahovat identifikaci zúčastněných stran, specifikaci vozidla, dobu zápůjčky a účel užití. Důležité je také stanovit, zda je třetí osoba oprávněna řídit vozidlo sama, či zda je nutná přítomnost zaměstnance firmy.

Pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě by měla být součástí interních předpisů firmy a měla by zahrnovat i otázku odpovědnosti za škodu. Firma by si měla ověřit, zda má třetí osoba platný řidičský průkaz a zda splňuje další podmínky pro řízení motorového vozidla. Doporučuje se také informovat pojišťovnu o zápůjčce vozidla a ověřit si rozsah pojištění odpovědnosti.

Náklady spojené s užíváním

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou přináší i určité náklady, které je nutné zohlednit. V první řadě je nutné myslet na pohonné hmoty, jejichž cena se může lišit v závislosti na typu vozidla a ujeté vzdálenosti. Dále je potřeba počítat s případným mýtným, a to jak v České republice, tak i v zahraničí. V neposlední řadě je nutné zohlednit i možné opotřebení vozidla, ke kterému dochází při jeho užívání.

Pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě by měla být jasně stanovena a zahrnovat všechny důležité aspekty. Měla by být dána jasná pravidla pro úhradu pohonných hmot a mýtného. Důležité je také stanovit, kdo nese odpovědnost za škody způsobené na vozidle v době zápůjčky. V případě nehody je nutné mít sjednané odpovídající pojištění. Doporučuje se sepsat smlouvu o zápůjčce, která bude obsahovat všechny důležité body a bude podepsána oběma stranami.

Bezpečnost a technický stav

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou nese řadu rizik, a proto je nezbytné dbát na bezpečnost a technický stav vozidla. Před předáním vozu třetí osobě je povinností zaměstnavatele zkontrolovat platnost jeho technické kontroly a emisí. Vozidlo musí být v bezvadném technickém stavu a splňovat veškeré zákonné požadavky pro provoz na pozemních komunikacích. Zaměstnavatel by měl zkontrolovat zejména stav brzd, pneumatik, světel a řízení. Důležitá je také přítomnost povinné výbavy, jako je autolékárnička, výstražný trojúhelník a reflexní vesta. Před předáním vozidla je vhodné sepsat protokol o jeho technickém stavu, ve kterém budou zaznamenány případné vady nebo poškození. Zaměstnavatel by měl třetí osobu seznámit s pravidly pro užívání firemního vozidla a upozornit ji na případná specifika jeho ovládání. Důležité je také sjednat pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla, a to i v případě, že je vozidlo již pojištěno. Dodržení těchto pravidel minimalizuje rizika spojená se zapůjčením firemního auta třetí osobě a přispívá k bezpečnosti všech účastníků silničního provozu.

Evidence jízd a kilometrů

Záznamy o jízdách hrají klíčovou roli při zapůjčení firemního auta třetí osobě. Pro obě strany, tedy jak pro firmu, tak pro osobu, které je auto půjčeno, je nezbytné vést podrobnou evidenci o každé jízdě. Tato evidence by měla obsahovat datum jízdy, počáteční a konečný stav kilometrů, jméno řidiče a účel cesty. V případě, že se firemní auto půjčuje třetí osobě, je důležité mít jasně stanovená pravidla pro jeho užívání. Tato pravidla by měla zahrnovat, kdo je oprávněn vůz řídit, za jakým účelem a v jakém časovém horizontu. Důležité je také jasně definovat odpovědnost za škody způsobené provozem vozidla a pravidla pro úhradu pohonných hmot. Všechny tyto informace by měly být zaneseny do písemné smlouvy o zápůjčce, kterou podepíší obě strany. Správně vedená evidence jízd a jasně stanovená pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě pomáhají předcházet případným nedorozuměním a sporům. Zároveň slouží jako důležitý doklad pro daňové účely.

Správní delikty a pokuty

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou nese i jistá rizika, a to zejména z pohledu správních deliktů. Pokud třetí osoba, které bylo auto zapůjčeno, spáchá přestupek nebo trestný čin, odpovědnost nenese automaticky jen ona, ale i provozovatel vozidla, tedy firma.

V případě porušení pravidel silničního provozu, jako je překročení rychlosti, jízda na červenou nebo parkování na nepovoleném místě, může být firmě jako provozovateli vozidla uložena pokuta. Výše pokuty se liší v závislosti na závažnosti přestupku. Důležité je zmínit, že odpovědnost za přestupek nenese firma v případě, že prokáže, že řidič vozidlo užíval neoprávněně, tedy například v rozporu s pravidly pro zapůjčení.

Pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě by proto měla být jasně stanovena a písemně zdokumentována. Měla by obsahovat mimo jiné identifikaci řidiče, účel zápůjčky, dobu trvání zápůjčky a podmínky užívání vozidla. Dodržování těchto pravidel je důležité nejen z pohledu prevence správních deliktů, ale i pro ochranu majetku firmy a zajištění bezpečnosti provozu.

Zapůjčení firemního auta třetí osobě je možné pouze s písemným souhlasem oprávněné osoby a za předpokladu, že třetí osoba splňuje všechny zákonné a firemní požadavky pro řízení motorového vozidla.

Radomír Novotný

Alternativy k zapůjčení

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou nese jistá rizika a administrativní zátěž. Naštěstí existují alternativy, které mohou být v mnoha případech výhodnější. Pokud třetí osoba potřebuje vůz pouze krátkodobě, pronájem vozu z autopůjčovny se jeví jako ideální řešení. Autopůjčovny nabízí širokou škálu vozidel pro různé potřeby a délky pronájmu. Navíc veškeré formality a pojištění jsou již zahrnuty v ceně pronájmu.

Pro dlouhodobější využití vozu třetí osobou je možné zvážit operativní leasing. V tomto případě třetí osoba získá vůz do užívání na předem danou dobu a za měsíční splátku. Operativní leasing je výhodný z hlediska optimalizace nákladů a minimalizace administrativní zátěže. V neposlední řadě je vhodné zvážit, zda je nutné, aby třetí osoba používala firemní vůz. V některých případech může být proplácení cestovních náhrad za použití vlastního vozu jednodušší a finančně výhodnější variantou. Důležité je zvážit všechny aspekty a zvolit řešení, které bude nejlépe vyhovovat dané situaci a potřebám firmy i třetí osoby.

Rizika a možná úskalí

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou nese jistá rizika a možná úskalí, a to jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance.

Jedním z hlavních rizik je možnost vzniku škody na vozidle. Pokud třetí osoba způsobí dopravní nehodu, je odpovědnost za škodu na zaměstnavateli jakožto vlastníkovi vozidla. V případě, že nebyla sjednána havarijní pojistka, nebo tato nehoda nekryje, může jít o značné finanční náklady.

Dalším rizikem je zneužití vozidla třetí osobou. Ta by mohla například použít vozidlo k páchání trestné činnosti, nebo by ho mohla neoprávněně prodat. V takovém případě by zaměstnavatel musel nést následky a zároveň by se vystavoval riziku postihu ze strany orgánů činných v trestním řízení.

Pro minimalizaci rizik je nezbytné mít jasně stanovená pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě. Tato pravidla by měla upravovat okruh osob, kterým je možné vozidlo zapůjčit, účel zápůjčky, dobu trvání zápůjčky a podmínky užívání vozidla. Důležité je také sepsání písemné smlouvy o zápůjčce, ve které budou všechny tyto náležitosti jasně definovány.